![\"\"](\"https:\/\/www.anoregmt.org.br\/novo\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/THAIS-RIBEIRO.jpg\")
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\u00a0 \u00a0 \u00a0Tenho realizado diversos apontamentos cr\u00edticos na Gest\u00e3o do Acervo\/Arquivo em minhas visitas realizadas em Cart\u00f3rios de diversos portes. Acredito que ap\u00f3s a leitura deste pequeno artigo, voc\u00ea possa refletir e analisar os pontos falhos em sua Serventia e j\u00e1 providenciar medidas corretivas para a adequa\u00e7\u00e3o para a conserva\u00e7\u00e3o, preserva\u00e7\u00e3o e restaura\u00e7\u00e3o de seu Acervo Extrajudicial.<\/p>\n
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\u00a0 \u00a0 \u00a0Os Arquivos s\u00e3o reposit\u00f3rios de informa\u00e7\u00e3o e t\u00eam como objetivo central garantir o acesso \u00e0 informa\u00e7\u00e3o. Assim, \u00e9 inerente \u00e0 fun\u00e7\u00e3o arquiv\u00edstica a manuten\u00e7\u00e3o preventiva dos acervos e a orienta\u00e7\u00e3o para que, em casos de emerg\u00eancia, seja poss\u00edvel garantir a integridade da documenta\u00e7\u00e3o mantida sob a sua guarda.<\/p>\n
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\u00a0 \u00a0 \u00a0De acordo com o Dicion\u00e1rio Brasileiro de Terminologia Arquiv\u00edstica, conserva\u00e7\u00e3o \u00e9 a promo\u00e7\u00e3o da preserva\u00e7\u00e3o e da restaura\u00e7\u00e3o de documentos. Preserva\u00e7\u00e3o, por sua vez, \u00e9 a preven\u00e7\u00e3o da deteriora\u00e7\u00e3o e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e tratamento f\u00edsico ou qu\u00edmico, contribuindo para a manuten\u00e7\u00e3o da integridade dos materiais. Por fim, restaura\u00e7\u00e3o \u00e9 o conjunto de procedimentos para recupera\u00e7\u00e3o e refor\u00e7o de documentos j\u00e1 deteriorados e danificados. \u00c9, portanto, a interven\u00e7\u00e3o humana direta que tem por objetivo restituir o aspecto original de um objeto danificado do acervo.<\/p>\n
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\u00a0 \u00a0 \u00a0A prote\u00e7\u00e3o dos dados e a seguran\u00e7a das informa\u00e7\u00f5es s\u00e3o determinadas em legisla\u00e7\u00f5es espec\u00edficas. A pr\u00f3pria ISO9001:2015 determina o requisito 8.5.3 sobre Preserva\u00e7\u00e3o da Propriedade do Cliente:<\/p>\n
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\u2022 Identificar esta mesma propriedade;<\/p>\n
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\u2022 Determinar a exist\u00eancia de requisitos do cliente, fornecedor, partes interessadas ou legais aplic\u00e1veis;<\/p>\n
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\u2022 Verificar o seu estado e adequa\u00e7\u00e3o para o uso pretendido;<\/p>\n
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\u2022 Assegurar pr\u00e1ticas para sua prote\u00e7\u00e3o e salvaguardar, para que n\u00e3o se danifique ou deteriore e para que seja usada ou incorporada no fim pretendido.<\/p>\n
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\u00a0 \u00a0 \u00a0Quando a propriedade do cliente se danifica, se perde ou \u00e9 inadequada para utiliza\u00e7\u00e3o, \u00e9 requerido que a organiza\u00e7\u00e3o comunique a ocorr\u00eancia ao seu dono e que mantenha registros da ocorr\u00eancia.<\/p>\n
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\u00a0 \u00a0 \u00a0Seguindo o pensamento baseado em risco, \u00e9 importante que o Cart\u00f3rio determine os riscos e as potenciais consequ\u00eancias que deles podem advir por utilizar ou controlar a propriedade do cliente.<\/p>\n
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\u00a0 \u00a0 \u00a0Pode ser importante tomar a\u00e7\u00f5es para prevenir ou mitigar esses riscos, como sejam a defini\u00e7\u00e3o de disposi\u00e7\u00f5es contratuais que regulem as responsabilidades e deveres entre as partes, a cobertura por seguros de responsabilidade, a defini\u00e7\u00e3o de processos adequados para o controle e tratamento da propriedade do cliente, entre outros.<\/p>\n
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\u00a0 \u00a0 \u00a0Devido a esses pontos cr\u00edticos e an\u00e1lise de riscos, apresento algumas orienta\u00e7\u00f5es e sugest\u00f5es para preven\u00e7\u00e3o e mitiga\u00e7\u00e3o de danos encontrados nos Arquivos da Serventia:<\/p>\n
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1) Separe o tipo de informa\u00e7\u00e3o contida no arquivo corrente (utilizado para consultas frequentes), arquivo intermedi\u00e1rio (fora de tramita\u00e7\u00e3o e com prazo determinado para guarda) e arquivo permanente (documentos para guarda definitiva);<\/p>\n
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2) Crie uma Tabela de Temporariedade, mantendo documentos de acordo com a legisla\u00e7\u00e3o aplic\u00e1vel em \u00e2mbito federal, estadual e municipal;<\/p>\n
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3) Manter todo o acervo documental identificado e inventariado;<\/p>\n
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4) Crie um Procedimento Interno de Rotina para a conserva\u00e7\u00e3o, preserva\u00e7\u00e3o e restaura\u00e7\u00e3o do Arquivo no Cart\u00f3rio.<\/p>\n
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\u00a0 \u00a0 \u00a0Aten\u00e7\u00e3o a orienta\u00e7\u00e3o para reten\u00e7\u00e3o e manuseio dos documentos:<\/p>\n
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1) Documentos e Registros de valor permanente devem ser produzidos em pap\u00e9is alcalinos, as presilhas ou bailarinas sejam de pl\u00e1stico ou metal n\u00e3o oxid\u00e1vel e evite grampear, utilizar fitas adesivas, clipes e colar documentos. Orienta-se tamb\u00e9m arquivar em pastas suspensas ou em caixas pl\u00e1sticas;<\/p>\n
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2) Os documentos em grandes formatos, como mapas, plantas baixas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente ou enrolados sobre tubos confeccionados em cart\u00e3o alcalino e acondicionados em arm\u00e1rios ou gavetas;<\/p>\n
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3) M\u00eddias magn\u00e9ticas, a exemplo de fitas de v\u00eddeo, \u00e1udio e m\u00eddia de computador e armazenados em mobili\u00e1rio de a\u00e7o tratado com pintura sint\u00e9tica, de efeito antiest\u00e9tico, para evitar danos;<\/p>\n
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4) Os documentos textuais devem ser acondicionados em caixas de arquivo, envelopes ou pastas;<\/p>\n
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5) Manter sempre as m\u00e3os limpas e nunca umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro tipo de l\u00edquido para virar as p\u00e1ginas de um processo;<\/p>\n
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6) Utilizar luvas, guarda-p\u00f3s e m\u00e1scaras para manusear documentos.<\/p>\n
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\u00a0 \u00a0 \u00a0A sujeira \u00e9 o fator que mais afeta os documentos. A sujidade n\u00e3o \u00e9 in\u00f3cua e, quando encontra fatores ambientais inadequadas, provoca destrui\u00e7\u00e3o de todos os suportes num acervo. Portanto a higieniza\u00e7\u00e3o das cole\u00e7\u00f5es devem ser um h\u00e1bito de rotina na manuten\u00e7\u00e3o de acervos. Seguem algumas orienta\u00e7\u00f5es sobre higieniza\u00e7\u00e3o do Acervo:<\/p>\n
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1) Utilizar aspirador de p\u00f3 (comum ou com filtro d\u2019\u00e1gua). Na impossibilidade de usar o aspirador, usar uma vassoura ou rodo com um pano levemente umedecido;<\/p>\n
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2) Passar um pano macio levemente embebido numa solu\u00e7\u00e3o de \u00e1gua e antibacteriano (5 partes de \u00e1gua e 1 parte de antibacteriano);<\/p>\n
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3) Evitar o uso da vassoura, pois ela faz com que a poeira se desloque para as estantes e documentos;<\/p>\n
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4) Os panos utilizados devem conter o m\u00ednimo de \u00e1gua poss\u00edvel;<\/p>\n
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5) Evitar o uso de espanador, pois ele faz com que a poeira se desloque para as demais estantes e documentos.<\/p>\n
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\u00a0 \u00a0 \u00a0Algumas especifica\u00e7\u00f5es ambientais importantes:<\/p>\n
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1) As paredes externas dos dep\u00f3sitos devem ser espessas para retardar a passagem do calor e os revestimentos internos devem ser de cores claras por sua capacidade de proporcionar isolamento contra calor e umidade;<\/p>\n
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2) Recomenda-se pisos com revestimentos lav\u00e1veis, do tipo industrial ou cer\u00e2mico, como forma de prevenir o ac\u00famulo de poeira;<\/p>\n
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3) Na cobertura ou telhado dos dep\u00f3sitos, aconselha-se os tratamentos de impermeabiliza\u00e7\u00e3o e isolamento t\u00e9rmico;<\/p>\n
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4) O layout de distribui\u00e7\u00e3o das estantes deve levar em considera\u00e7\u00e3o o projeto de ventila\u00e7\u00e3o, ilumina\u00e7\u00e3o e de extin\u00e7\u00e3o de inc\u00eandio;<\/p>\n
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5) Recomenda-se que o mobili\u00e1rio seja de a\u00e7o ou de madeira tratada contra insetos e fogo;<\/p>\n
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6) As mesas dos pesquisadores devem ser mais largas do que o usual, tendo em vista a diversidade de formatos e tamanho dos documentos;<\/p>\n
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7) Reduzir a incid\u00eancia direta de luz solar por meio de filtros, persianas ou cortinas;<\/p>\n
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8) Reduza a radia\u00e7\u00e3o emitida por l\u00e2mpadas fluorescentes, aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou \u00e0s lumin\u00e1rias;<\/p>\n
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9) Todo o mobili\u00e1rio met\u00e1lico deve ser fabricado com chapas de a\u00e7o carbono fosfatizado, com pintura eletrost\u00e1tica;<\/p>\n
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10) Manter a temperatura local em m\u00e9dia de 20\u00ba C;<\/p>\n
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11) Deve contar com um sistema de detec\u00e7\u00e3o autom\u00e1tica e extintores manuais, \u00e0 base de \u00e1gua, CO2 (di\u00f3xido de carbono) ou p\u00f3 qu\u00edmico;<\/p>\n
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12) Instalar luzes de emerg\u00eancia em todas as instala\u00e7\u00f5es do Acervo;<\/p>\n
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\u00a0 \u00a0 \u00a0Aten\u00e7\u00e3o: As salas equipadas com copiadoras e impressoras eletrost\u00e1ticas devem ficar isoladas das \u00e1reas de arquivo, pois liberam vapores de oz\u00f4nio, que s\u00e3o prejudiciais aos documentos.<\/p>\n
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\u00a0 \u00a0 \u00a0O monitoramento ambiental do Acervo deve ser frequente com vistas a evitar situa\u00e7\u00f5es incontrol\u00e1veis, como as infesta\u00e7\u00f5es por insetos, a contamina\u00e7\u00e3o por microrganismos, as contamina\u00e7\u00f5es qu\u00edmicas e os efeitos do calor e da umidade.<\/p>\n
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\u00a0 \u00a0 \u00a0Algumas regras b\u00e1sicas para monitoramento do Acervo do Cart\u00f3rio:<\/p>\n
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1) Evitar a presen\u00e7a de \u00e1gua causada por infiltra\u00e7\u00f5es, inunda\u00e7\u00f5es, baldes com \u00e1gua do servi\u00e7o de limpeza ou qualquer outra situa\u00e7\u00e3o semelhante;<\/p>\n
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2) Manter as \u00e1reas de armazenamento do acervo \u2013 dep\u00f3sitos, estantes e inv\u00f3lucros externos \u2013 sempre higienizados, livres de poeira;<\/p>\n
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3) A limpeza das \u00e1reas de armazenamento do acervo deve ser realizada com produtos que evaporem rapidamente, preferencialmente, o \u00e1lcool et\u00edlico a 70%, que auxilia no controle das contamina\u00e7\u00f5es por microrganismos;<\/p>\n
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4) Manter janelas e portas fechadas nas \u00e1reas de armazenamento do acervo;<\/p>\n
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5) Evitar circula\u00e7\u00e3o de pessoas nas \u00e1reas de armazenamento do acervo, bem como a execu\u00e7\u00e3o de atividades prolongadas nessas \u00e1reas;<\/p>\n
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6) Evitar as mudan\u00e7as constantes de documentos, caixas de documentos e estantes de lugar;<\/p>\n
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7) Manter fechados ralos e aberturas de paredes e pisos fechados; evitar deixar lixo no ambiente de arquivo no per\u00edodo noturno e levar alimentos para os ambientes que cont\u00e9m documentos para evitar infesta\u00e7\u00e3o de pragas e insetos. Colocar telas protetoras contra insetos nas janelas situadas em local com muita vegeta\u00e7\u00e3o. Ainda aqui, \u00e9 importante realizar dedetiza\u00e7\u00e3o peri\u00f3dica na \u00e1rea com empresa especializada.<\/p>\n
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8) Preparar um plano de emerg\u00eancia contendo um programa de manuten\u00e7\u00e3o do edif\u00edcio, um plano de metas concretas e cronograma de prioridades para a elimina\u00e7\u00e3o de riscos, um plano de salvamento e seguran\u00e7a humanos e um plano de salvamento de acervos.<\/p>\n
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\u00a0 \u00a0 \u00a0Infelizmente a Gest\u00e3o do Acervo\/Arquivo nas Serventias n\u00e3o tem sido priorizada e ainda faltam muitos pontos de controle e monitoramento eficazes para a sua real manuten\u00e7\u00e3o e integridade das informa\u00e7\u00f5es, negligencia essa ocorrida por falta de conhecimento, falta de conscientiza\u00e7\u00e3o da import\u00e2ncia real do Acervo, an\u00e1lise dos riscos, an\u00e1lise adequada do t\u00e9cnico de trabalho ao realizar o PPRA, an\u00e1lise de auditores da Qualidade e da Corregedoria, entre outros.<\/p>\n
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\u00a0 \u00a0 \u00a0Espero que este artigo tenha contribu\u00eddo para um olhar mais cr\u00edtico e zeloso para seu Acervo Interno e que voc\u00ea possa incrementar essas dicas de orienta\u00e7\u00f5es e sugest\u00f5es na rotina de seu Cart\u00f3rio.<\/p>\n
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\u00a0 \u00a0 \u00a0O arquivo \u00e9 uma \u00e1rea “viva” e n\u00e3o “morto”, como as pessoas se referem ao nomear essa \u00e1rea dentro das organiza\u00e7\u00f5es de modo geral.<\/p>\n
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\u00a0 \u00a0 \u00a0Agora voc\u00ea pode compartilhar as pr\u00e1ticas adotadas em seu Cart\u00f3rio e me dizer se voc\u00ea gostou destas dicas. Estou ansiosa para sua contribui\u00e7\u00e3o para o meu trabalho.<\/p>\n
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Thais Ribeiro \u00e9 Especialista em Gest\u00e3o e Qualidade. Mestranda, Administradora, Escritora do Livro Boas Pr\u00e1ticas de Gest\u00e3o do PIQMT, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua h\u00e1 mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certifica\u00e7\u00e3o ISO9001, An\u00e1lise e Desenvolvimento Comportamental. Hipnoterapeuta. Programadora Neurolingu\u00edstica. Coaching. Contato: thais@inspirequalidade.com.br<\/strong><\/em><\/p>\n <\/p>\n ——————<\/p>\n <\/p>\n \u00a0 \u00a0 \u00a0Se voc\u00ea deseja melhorar ainda mais a Gest\u00e3o e Qualidade em seu cart\u00f3rio, entre em contato com a especialista e verifique os requisitos que poder\u00e3o ser implantados em sua serventia de acordo com a sua necessidade e porte e implante o Programa Inspire Qualidade.<\/p>\n <\/p>\n \u00a0 \u00a0 \u00a0Desde 2013 venho desenvolvendo a metodologia do PIQ (Programa Inspire Qualidade) para incluir conceitos de boas pr\u00e1ticas de Gest\u00e3o e Qualidade aos Cart\u00f3rios. Mais de 130 cart\u00f3rios tem aplicado esta metodologia, tornando a Gest\u00e3o de Cart\u00f3rio mais simples, pr\u00e1tica e com resultados significativos, inclusive destacando-os em pr\u00eamios e certifica\u00e7\u00f5es na classe.<\/p>\n <\/p>\n \u00a0 \u00a0 \u00a0O PIQ \u00e9 um m\u00e9todo de Incentivo, Treinamento e Educa\u00e7\u00e3o para a Melhoria da Efici\u00eancia da Gest\u00e3o de Cart\u00f3rio de modo cont\u00ednuo e sustentado, focado nos requisitos do Modelo de Excel\u00eancia de Gest\u00e3o (MEG) da Funda\u00e7\u00e3o Nacional da Qualidade. Esse programa adota tamb\u00e9m outras normas de refer\u00eancias mundiais como a ISO9001, ISO14001, ISO45001, ISO31001, ISO26001, ISO37001, ISO19600 entre outras, pois o objetivo do Programa \u00e9 tornar o seu cart\u00f3rio uma verdadeira refer\u00eancia mundial.<\/p>\n